Les piliers d’une gestion de la maintenance performante

Une gestion optimisée des opérations d’entretien et de dépannage garantit la performance et la longévité des équipements, des logiciels et des installations. Diminuer drastiquement les risques de dysfonctionnement évite les interruptions de l’activité et permet de réduire les coûts de maintenance. Plus largement, cette démarche influe positivement sur l’efficacité des équipes, ainsi que la productivité et la rentabilité de toute l’entreprise.

• Gestion de la maintenance : qu’est-ce que c’est ?
• Comment gérer une équipe de maintenance ?
• Les facteurs de performance des équipes de maintenance
• Les outils pour une bonne gestion de l’équipe de maintenance

Gestion de la maintenance : qu’est-ce que c’est ?

Définition de la maintenance

La maintenance est l’ensemble des actions techniques, administratives et de gestion mises en œuvre au sein d’une entreprise pour maintenir ou rétablir un équipement, une machine ou une installation dans un état de fonctionnement permettant d’assurer le service prévu. Elle inclut diverses activités destinées à prévenir les pannes, à corriger les dysfonctionnements, et à améliorer les performances des équipements industriels.

Les trois approches de gestion de la maintenance

1. Dans le cadre d’une maintenance corrective, les agents de maintenance interviennent uniquement en cas de détection d’une anomalie. Mais une défaillance entraîne immanquablement une perturbation de l’ensemble de production. En outre, faute de visibilité sur le temps d’arrêt de la chaîne, le maintien d’un certain niveau de stocks est indispensable, ce qui génère des coûts.
2. Avec la maintenance préventive, les missions sont planifiées afin d’éviter la survenue de pannes. Le recours à la maintenance curative devient rare, tout comme les indisponibilités des outils. Cependant, cette stratégie implique des opérations et donc des dépenses parfois injustifiées.
3. La maintenance prédictive s’impose aujourd’hui comme la méthode la plus efficace d’optimisation des interventions de maintenance. En se basant notamment sur la connaissance des conditions d’utilisation de l’équipement, elle consiste à déclencher une action uniquement lors de l’identification de potentiels incidents et non de manière systématique. Une action précoce minimise les immobilisations de l’appareil productif et les coûts engendrés par une maintenance périodique.

L’importance de la maintenance en entreprise

Tout d’abord, la maintenance régulière permet de détecter et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne causent des interruptions majeures. En évitant les pannes imprévues, les entreprises peuvent :

• maintenir un rythme de production constant,
• respecter les délais de livraison,
• répondre efficacement à la demande des clients.

Cela minimise les coûts liés aux arrêts de production et aux réparations d’urgence.

Bien que la maintenance implique des coûts initiaux, elle permet de réaliser des économies non négligeables à long terme. Les interventions préventives régulières réduisent la nécessité de réparations d’urgences coûteuses et prolongent la durée de vie des équipements. Cela permet de réduire les investissements en nouveaux matériels. Une maintenance bien planifiée optimise l’utilisation des ressources et améliore la rentabilité globale de l’entreprise.

Enfin, des équipements bien entretenus sont moins susceptibles de causes des accidents du travail. Cela assure un environnement de travail plus sûr pour les employés. De plus, des machines en bon état de fonctionnement produisent des biens de meilleure qualité. Elles augmentent ainsi la satisfaction des clients en renfonçant la réputation de l’entreprise. La maintenance garantit le respect des normes de sécurité et de qualité, contribuant à la stabilité et à la croissance de l’entreprise.

Pour assurer une bonne maintenance, l’équipe est très importante ! Il faut donc bien savoir la gérer.

Comment gérer une équipe de maintenance ?

La gestion d’une équipe de maintenance nécessite des compétences en communication, en organisation et en leadership pour garantir une efficacité optimale et une performance de haut niveau. Voici les aspects clés à considérer.

Communication efficace au sein de l’équipe

Une communication claire et constante est essentielle pour le bon fonctionnement de l’équipe de maintenance. Voici quelques pratiques pour améliorer la communication :

• Réunions régulières : organiser des réunions hebdomadaires ou quotidiennes pour discuter des tâches en cours, des problèmes rencontrés et des priorités à venir.
• Utilisation d’outils de communication : mettre en place des systèmes de messagerie instantanée, des tableaux de bord numériques ou des logiciels de gestion de projet pour faciliter la communication en temps réel.
• Feedback constructif : encourager les membres de l’équipe à donner et à recevoir des feedbacks constructifs pour améliorer continuellement les processus et les performances.

Formation continue des membres de l’équipe

La formation continue est nécessaire pour maintenir les compétences de l’équipe à jour et pour s’adapter aux nouvelles technologies et aux meilleures pratiques du secteur. Voici comment la mettre en œuvre :

• Sessions de formation régulières : planifier des sessions de formation internes et externes pour développer de nouvelles compétences et renforcer les compétences existantes.
• Accès à des ressources pédagogiques : fournir des manuels, des cours en ligne, et des ateliers pour permettre aux membres de l’équipe d’apprendre à leur propre rythme.
• Mentorat et coaching : encourager les membres expérimentés de l’équipe à mentorer les nouveaux arrivants et à partager leurs connaissances et leur expertise.

Mise en place de processus d’amélioration continue

L’amélioration continue des processus de maintenance est essentielle pour augmenter l’efficacité et réduire les coûts. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

• Analyse des performances : utiliser des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l’efficacité des processus et identifier les domaines à améliorer.
• Retours d’expérience : après chaque intervention, organiser des débriefings pour discuter des succès et des points d’amélioration.
• Innovation et adoption des nouvelles technologies : rester à l’affût des nouvelles technologies et des méthodes de maintenance pour les intégrer dans les processus existants.

Planification et gestion des tâches

Une bonne planification et gestion des tâches sont essentielles pour assurer que les travaux de maintenance sont réalisés de manière efficace et en temps voulu. Voici comment optimiser la planification :

• Calendriers de maintenance : établit des calendriers de maintenance préventive et corrective pour assurer que toutes les tâches nécessaires sont effectuées à temps.
• Gestion des priorités : identifier et prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence pour garantir que les ressources sont utilisées de manière optimale.
• Suivi et évaluation : utiliser des logiciels de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour suivre l’avancement des tâches, évaluer les performances et ajuster les plans en conséquences.

Maintenant que vous avez les cartes en main pour mettre en place une bonne gestion de maintenance, vous devez déterminer les facteurs de performance de cette équipe.

Les facteurs de performance des équipes de maintenance

L’atteinte des objectifs opérationnels et financiers liés à la maintenance repose sur plusieurs facteurs :

• les compétences, l’expérience et la réactivité des intervenants, qu’il s’agisse de collaborateurs en interne ou d’un sous-traitant,
• la disponibilité des données techniques et des modes opératoires,
• l’analyse de la fiabilité ou la non-fiabilité de chaque élément du parc de production afin d’adapter le planning de contrôle et de maintenance (localisation, fréquence, durée, contenu),
• la maîtrise des stocks de pièces de rechange,
• la connaissance du cycle de vie des équipements afin d’anticiper l’obsolescence de certains,
• une communication fluide entre toutes les parties.

Ces différents aspects expliquent l’importance pour l’entreprise de se doter d’un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO).

Les outils pour une bonne gestion de l’équipe de maintenance

Les outils spécialisés

Pour une gestion efficace de l’équipe de maintenance, vous devez disposer d’outils spécialisés qui centralisent et optimisent les processus. Voici les principaux outils à considérer.

Plateforme de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO)

Une GMAO est une plateforme essentielle pour centraliser toutes les informations et la documentation nécessaire aux techniciens. Elle permet de :

• Centraliser les données : stocker toutes les informations pertinentes sur les équipements, les historiques de maintenance, les manuels techniques, et les procédures.
• Surveillance et alertes : intégrer les données provenant des capteurs de surveillance et d’alerte installées sur les machines pour un suivi en temps réel. Les techniciens peuvent ainsi recevoir des notifications instantanées en cas de détection de dysfonctionnements ou de conditions anormales.

CRM intégré à la maintenance

Chez les prestataires spécialisés, les outils de gestion de la relation client (CRM) incluent des modules dédiés à la maintenance. Cela permet de :

• Suivre en temps réel des missions : planifier, suivre et gérer les interventions de maintenance pour chaque client, en s’assurant que les techniciens savent exactement où et quand intervenir.
• Programmer des tournées : optimiser les itinéraires et les horaires des agents sur le terrain pour maximiser leur efficacité et réduire les temps de déplacement.
• Accès permanent aux ressourcces : fournir aux technicins un accès en temps réel

Organisation et gestion des interventions

Une organisation claire des interventions est essentielles pour réduire les délais de prise en charge et assurer une résolution rapide des problèmes. Cela comprend :

• Traitement des alertes : mettre en place des protocoles pour traiter rapidement les alertes, en réalisant un diagnostic et une qualification immédiate du problème (gravité, niveau de priorité).
• Planification et priorisation : utiliser des outils pour prioriser les interventions en fonction de leur urgence et de leur impact potentiel sur la production.
• Suivi et reporting : document chaque étape de l’intervention, de la détection du problème à sa résolution, pour assurer une traçabilité complète et identifer les domaines d’amélioration.

Les outils gratuits

Outre les outils spécialisés payants, plusieurs outils gratuits peuvent également être très utiles pour la gestion de l’équipe de maintenance. Voici quelques exemples.

Logiciels de gestion de projet

Ces outils permettent de :

• Planifier et organiser les tâches : créer des tableaux de bord pour suivre l’avancement des tâches de maintenance, assigner des responsabilités et définir des échéances.
• Collaborer efficacement : faciliter la communication entre les membres de l’équipe grâce à des fonctionnalités de commentaires, de partage de fichiers et de notifications.
• Exemple : Trello, Asana etc…

Outils de communication

Ces plateformes de communication instantanée permettent de :

• Faciliter la communiction en temps réel : envoyer des messages, des alertes et des mises à jour instantanément entre les membres de l’équipe.
• Organiser des discussions par projet ou par équipe : créer des canaux dédiées pour différentes équipes ou projets de maintenance, permettant une communication ciblée et organisée.
• Exemple : Slack, Microsoft Teams.

Outils de documentation partagée

Ces outils permettent de :

• Stocker et partager des documents : centraliser tous les manuels, les procédures et les historiques de maintenance dans un espace accessible à toute l’équipe.
• Collaborer sur des documents en temps réel : permettre aux techniciens de collaborer sur des rapports et des documents en temps réel, améliorant ainsi l’efficacité et la précision des informations.
• Exemple : Google Drive, Dropbox…

Finalement, optimiser la gestion de la maintenance industrielle principalement de prolonger la durée de vie des équipements. L’utilisation d’outils spécialisés combinés à une bonne communication garantit des interventions rapides et efficaces. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et rentabilité, tout en assurant un environnement de travail plus sûr et plus fiable.