GMAO vs Excel : quelle solution choisir ?

La gestion de la maintenance est un élément essentiel pour assurer la fiabilité, la disponibilité, et la sécurité des équipements et des infrastructures dans divers secteurs. L’intégration d’outils dans la gestion de maintenance offre plusieurs avantages importants qui facilitent et optimisent les opérations. Mais que choisir entre un logiciel GMAO et Excel ? Vous saurez choisir à la fin de cet article.

• Logiciel GMAO ou Excel : les avantages
• Logiciel GMAO ou Excel : les inconvénients
• GMAO vs Excel : étude de cas
• L’importance de trouver l’outil adapté pour sa gestion d’intervention

Logiciel GMAO ou Excel : les avantages

Pour savoir quel outil vous correspond le mieux, il est nécessaire d’en connaitre les forces et faiblesses !

Le logiciel GMAO

Voici les cinq avantages principaux de l’utilisation d’un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO).

Optimisation de la planification de la maintenance

Un logiciel de GMAO permet une organisation et une planification efficaces des interventions de maintenance. Il aide à organiser les tâches, à assigner les ressources nécessaires et à prévoir les pièces de rechange. Finalement, les temps d’arrêt sont réduits et la productivité est améliorée !

Centralisation des informations

Il offre une plateforme unique pour stocker et accéder à toutes les informations liées à la maintenance, telles que les historiques d’interventions, les manuels d’opération, et les détails des équipements. Cette centralisation facilite grandement l’accès aux données et améliore la prise de décision.

Réduction des coûts de maintenance 

Grâce à une meilleure planification des maintenances préventives et à une gestion efficace des stocks de pièces de rechange, les coûts globaux de maintenance peuvent être significativement réduits. Cela permet d’éviter les achats superflus et les interventions d’urgence coûteuses.

Augmentation de la durée de vie des équipements

La maintenance régulière et systématique assurée par la GMAO contribue à maintenir les équipements dans un état optimal plus longtemps. Cela permet de retarder les besoins de remplacement et d’optimiser les investissements dans les actifs de l’entreprise.

Amélioration de la conformité réglementaire et de la sécurité

Un logiciel de GMAO facilite le respect des normes de sécurité et environnementales en assurant un suivi rigoureux des activités de maintenance. Cela contribue également à améliorer la sécurité des installations et du personnel en réduisant les risques d’accidents.

Ces avantages font du logiciel de GMAO un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant améliorer son efficacité opérationnelle, optimiser ses coûts de maintenance et garantir la longévité de ses équipements.

Excel

L’utilisation d’Excel pour la gestion de la maintenance présente plusieurs avantages, en particulier pour les petites et moyennes entreprises ou les organisations avec des besoins de maintenance moins complexes. Voici les cinq avantages principaux.

Flexibilité et personnalisation

Excel permet de créer des feuilles de calcul entièrement personnalisées adaptées aux besoins de l’entreprise en matière de maintenance. Vous pouvez concevoir des tableaux, des listes de vérification et des calendriers de maintenance qui correspondent exactement à ce que votre organisation nécessite, sans être limité par les fonctionnalités prédéfinies d’un logiciel spécialisé.

Facilité d’utilisation et accessibilité 

Beaucoup de personnes sont déjà familières avec Excel et ses fonctionnalités de base, ce qui réduit le temps et les coûts associés à la formation sur un nouveau logiciel. De plus, Excel est largement accessible et est souvent déjà installé sur les ordinateurs d’entreprise, ce qui élimine les coûts supplémentaires liés à l’acquisition de nouveaux logiciels.

Analyse des données 

Excel dispose de puissantes capacités d’analyse de données, y compris des fonctions statistiques, des graphiques et la possibilité de calculer des indicateurs clés de performance (KPI). Cela permet aux gestionnaires de maintenance de suivre efficacement les performances, d’identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées basées sur des données.

Rapports et documentation

Avec Excel, vous pouvez facilement générer des rapports de maintenance, des historiques d’interventions et d’autres documents nécessaires au suivi et à l’évaluation des activités de maintenance. Ces rapports peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de reporting de l’organisation.

Planification et programmation

Excel peut être utilisé pour créer des plannings de maintenance préventive et pour suivre les interventions correctives. Grâce à des fonctionnalités telles que les calendriers et les rappels, les gestionnaires peuvent assurer que toutes les tâches de maintenance sont effectuées en temps voulu et que les équipements fonctionnent de manière optimale.

Logiciel GMAO ou Excel : les inconvénients

Maintenant que nous avons vu les avantages d’un logiciel GMAO et d’Excel, voyons les inconvénients de chaque solution.

Le logiciel GMAO

Bien que les logiciels de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) offrent de nombreux avantages, leur mise en place et utilisation peuvent également présenter certains inconvénients. Voici les cinq principaux :

Coût initial élevé 

L’acquisition, l’installation et la personnalisation d’un logiciel de GMAO peuvent représenter un investissement financier significatif. Outre le coût du logiciel lui-même, les entreprises doivent souvent prendre en compte les frais de formation des employés, de migration des données et d’adaptation des processus de travail existants.

Complexité de mise en œuvre 

La mise en place d’un système de GMAO peut être complexe, surtout dans les entreprises possédant de nombreux équipements et une grande variété de procédures de maintenance. La personnalisation du logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise peut être fastidieuse et nécessiter un soutien technique spécialisé.

Résistance au changement

Le personnel peut être réticent à adopter de nouvelles méthodes de travail, surtout s’il est habitué à des processus manuels ou à un système différent. La résistance au changement peut ralentir l’intégration du logiciel et diminuer son efficacité initiale.

Dépendance à l’égard du fournisseur

Une fois qu’une entreprise s’est engagée avec un système de GMAO, elle peut devenir dépendante du fournisseur du logiciel pour les mises à jour, le support technique et la formation. Cette dépendance peut poser problème si le fournisseur augmente ses prix ou cesse de soutenir le logiciel.

Risques liés à la sécurité des données

Comme les logiciels de GMAO stockent des informations critiques sur les opérations de l’entreprise, il y a un risque accru concernant la sécurité des données. Les entreprises doivent s’assurer que le logiciel est sécurisé et conforme aux réglementations sur la protection des données, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires.

Excel

L’utilisation d’Excel pour la gestion de la maintenance peut sembler pratique pour les petites organisations ou pour débuter, mais elle présente plusieurs inconvénients significatifs, surtout à mesure que les besoins de l’entreprise s’accroissent. Voici les cinq principaux inconvénients :

Manque de fonctionnalités spécialisées

Excel n’est pas conçu spécifiquement pour la gestion de maintenance. Il manque de fonctionnalités spécialisées telles que la génération automatique de bons de travail, le suivi en temps réel des interventions, et les alertes de maintenance préventive. Cela peut limiter l’efficacité de la gestion de la maintenance.

Difficulté de mise à jour et de partage en temps réel

Lorsque les fichiers Excel sont partagés entre plusieurs utilisateurs, la mise à jour des informations en temps réel devient compliquée. Sans une gestion rigoureuse, il peut y avoir des conflits de versions ou des pertes de données, surtout si plusieurs personnes tentent de modifier le fichier en même temps.

Risques d’erreurs et de perte de données

Excel est sujet aux erreurs humaines lors de la saisie des données. De plus, la complexité croissante des feuilles de calcul peut augmenter le risque d’erreurs de calcul. Sans sauvegardes automatiques et régulières, il y a aussi un risque accru de perte de données importantes.

Manque d’accessibilité mobile

La gestion de la maintenance nécessite souvent l’accès aux données sur le terrain. Excel, bien que disponible sur les appareils mobiles, n’offre pas la même facilité d’utilisation ou les mêmes fonctionnalités que les applications de GMAO conçues pour être utilisées sur des appareils mobiles. Cela limite l’efficacité du personnel de maintenance en déplacement.

Difficultés d’analyse et de reporting

Bien qu’Excel dispose de puissantes capacités d’analyse, la création de rapports personnalisés et détaillés peut devenir fastidieuse et chronophage. Les limitations dans la visualisation des données et la nécessité de créer manuellement des graphiques et des tableaux de bord pour l’analyse des tendances peuvent entraver l’identification rapide des problèmes de maintenance et la prise de décision.

GMAO vs Excel : étude de cas

Gestion des interventions

Avec Excel, le processus de gestion d’un bon d’intervention suit généralement ce déroulement :

• la nécessité d’une intervention de maintenance est constatée.
• un message texte, un email ou un appel est alors envoyé au technicien concerné.
• les échanges d’informations se poursuivent jusqu’à la finalisation de la tâche.

Avec un logiciel GMAO, la gestion des interventions devient nettement plus intuitive et efficace : 

• une interface spécifique permet de recevoir des alertes pour planifier des interventions et d’assigner facilement les tâches aux techniciens sur le terrain, en leur transmettant toutes les informations nécessaires.
• le demandeur est automatiquement informé des avancées de l’intervention grâce à des notifications sur son interface dédiée, simplifiant ainsi la planification des missions et réduisant l’effort nécessaire.

Centralisation et accessibilité des données

Avec Excel, la centralisation des données est un défi. Le partage en temps réel des fichiers est compliqué, alors que la maintenance nécessite souvent une collaboration et une mise à jour constante des informations par plusieurs intervenants. Excel limite cette collaboration efficace et met la charge sur une seule personne pour la saisie manuelle des données, ce qui peut affecter négativement l’efficacité des équipes.

Avec un logiciel GMAO, on bénéficie :

• d’une centralisation effective des données sur une seule plateforme, évitant la multiplication des fichiers.
• d’une accessibilité simultanée par tous les acteurs impliqués, facilitant la communication et le partage d’informations.
• d’une personnalisation complète pour automatiser la remontée d’informations, améliorant ainsi le flux de travail.

Gestion des données

Avec Excel, créer des rapports peut s’avérer complexe, nécessitant un filtrage manuel des données et une maîtrise des formules spécifiques à Excel.

Avec un logiciel GMAO, la création de rapports personnalisés est simplifiée, permettant une consultation rapide des informations et une évolution facile des rapports générés.

Gestion de la facturation

Avec Excel, la gestion de la facturation est souvent laborieuse et chronophage, reposant sur de multiples ressaisies manuelles.

Avec un logiciel GMAO, la facturation est simplifiée grâce à l’automatisation de la collecte d’informations, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

User Friendly

Excel peut être perçu comme complexe et peu intuitif, avec une courbe d’apprentissage abrupte et des modifications fastidieuses.

Le logiciel GMAO est conçu pour être fonctionnel et facile à utiliser, avec des interfaces adaptées aux besoins de gestion des interventions sur le terrain, permettant une analyse rapide des données grâce à la transformation directe des informations en rapports.

L’importance de trouver l’outil adapté pour sa gestion d’intervention

Voici les raisons principales soulignant l’importance de sélectionner le bon outil de gestion d’intervention :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Un outil adapté permet de planifier, suivre et exécuter les interventions de maintenance plus efficacement. Cela réduit les temps d’arrêt, augmente la productivité et assure que les ressources sont utilisées de manière optimale.
• Optimisation des processus de maintenance : Une solution appropriée aide à passer d’une maintenance réactive à une approche proactive ou prédictive. En planifiant les interventions avant que les problèmes ne surviennent, les entreprises peuvent éviter des arrêts coûteux et prolonger la durée de vie de leurs équipements.
• Amélioration de la qualité du service : La capacité à intervenir rapidement et efficacement en cas de panne ou de besoin de maintenance améliore la satisfaction des clients. Un outil adapté facilite la communication entre les équipes, les clients et les fournisseurs, garantissant que les interventions sont réalisées dans les meilleurs délais.
• Réduction des coûts : En minimisant les interventions correctives et en optimisant la gestion des stocks de pièces de rechange, les entreprises peuvent significativement réduire leurs coûts de maintenance. Un outil de gestion d’intervention efficace aide également à éviter les dépenses superflues en rationalisant les processus.
• Accès et partage de l’information en temps réel : La capacité à accéder à des informations à jour sur les interventions, l’historique des équipements, et les performances des techniciens améliore la prise de décision. Un outil adapté assure que toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires quand elles en ont besoin.
• Conformité et sécurité : Assurer la conformité aux normes de sécurité et environnementales est essentiel pour les entreprises. Un bon outil de gestion d’intervention permet de documenter les procédures de maintenance, les contrôles de sécurité et d’assurer le suivi des exigences réglementaires.
• Analyse et amélioration continue : Les données collectées via un outil de gestion d’intervention permettent d’analyser les performances, d’identifier les domaines d’amélioration et de mesurer l’impact des changements apportés. Cette analyse aide les entreprises à s’adapter et à améliorer continuellement leurs opérations.

En résumé, choisir l’outil de gestion d’intervention adapté est fondamental pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations de maintenance. Il contribue non seulement à améliorer l’efficacité et la qualité du service, mais aussi à réduire les coûts et à assurer une meilleure gestion des risques et de la conformité.