Preuve de livraison électronique : fiabilité, productivité et économies

Pour les consommateurs qui passent commande, la visibilité de la situation de leurs colis est essentielle. La preuve de livraison (POD pour Proof of Delivery en anglais) est indispensable pour proposer une expérience de livraison optimale aux clients et à tous les acteurs de la chaîne logistique. Depuis la crise sanitaire, la POD numérique « sans contact » devient la norme.

Démocratisation de la preuve de livraison numérique

La preuve de livraison est un document par lequel un acheteur particulier ou professionnel reconnaît avoir reçu une marchandise. En plus de confirmer l’exécution d’une livraison, la POD fournit plusieurs informations essentielles :

• la date et l’heure,
• l’adresse du destinataire,
• le nom et la signature de la personne qui a réceptionné l’envoi,
• la description et la quantité de produits remis.

Traditionnellement, l’accusé de réception consiste en un bon imprimé à signer par le client, avant la mise à jour manuelle du système par le personnel du back-office. Avec la preuve de livraison numérique (ePOD), tout se fait sur un terminal mobile (PDA, smartphone) via une application dédiée. Avec la pandémie de Covid-19, la signature physique a été remplacée par le scan d’une pièce d’identité ou de photos avec coordonnées GPS.

Grâce à l’automatisation, toutes les informations sont synchronisées et instantanément accessibles pour toutes les parties : le fournisseur (service clientèle, service expédition), le transporteur, le livreur, l’acheteur. D’ailleurs, la saisie du numéro de commande ou de suivi sur l’interface n’est plus nécessaire à cette étape : aussitôt que la livraison est faite, l’expéditeur et le destinataire reçoivent une notification générée automatiquement par l’outil et transmise par email ou SMS.

Enfin, la plupart des logiciels actuels disposent d’une fonction appareil photo. En cas d’anomalie (carton endommagé ou ouvert, quantités manquantes, etc.), les images sont précieuses pour la résolution de litiges. Elles complètent parfaitement le document validé électroniquement, dont tous les États membres de l’Union européenne et de nombreux autres pays reconnaissent la validité juridique.

Les atouts de la digitalisation de la POD pour les entreprises

Ces multiples avantages expliquent l’essor fulgurant de la POD numérique auprès des entreprises de e-commerce et des prestataires logistiques. Cette fonctionnalité se retrouve dans les solutions de livraisons de dernière génération.

Pour les entreprises qui adoptent le système, l’ePOD contribue à répondre à plusieurs enjeux majeurs :

• disposer d’une visibilité en temps réel de la localisation de chaque envoi,
• minimiser le temps consacré au dernier kilomètre alors que les volumes d’achats sur internet explosent,
• accroître la productivité des équipes de livraison,
• éliminer la paperasse et par conséquent, les contraintes et dépenses liées à l’archivage,
• accélérer les flux d’informations à chaque étape grâce à une organisation centralisée,
• minimiser les risques d’erreurs ou de pertes d’informations dues au traitement manuel des données,
• émettre immédiatement la facture,
• réagir rapidement en cas de problème et communiquer avec le client de façon proactive,
• résoudre les éventuels incidents dans des délais très courts,
• limiter les contacts physiques,
• diminuer l’empreinte carbone des livraisons.

En plus de jouer un rôle clé dans la satisfaction et la fidélisation du client final, la preuve de livraison digitale a un impact positif pour les organisations utilisatrices en termes d’efficacité, de gestion de l’activité logistique et de coûts.