Les clés pour travailler avec des sous-traitants en transport-logistique. Traçabilité & responsabilités

Dans l’industrie comme dans le retail, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à sous-traiter leur logistique aval à des prestataires qui peuvent eux-mêmes faire appel à des sous-traitants. Quelles sont les conditions à réunir pour que ce modèle fonctionne au mieux — pour l’entreprise donneuse d’ordre, ses prestataires et ceux qu’il est vital de satisfaire : les clients finaux ?

L’externalisation de la fonction transport est une tendance qui s’affirme depuis le début des années 2000 et qui tend à s’accélérer. Dans le contexte actuel, les entreprises cherchent en effet plus que jamais à se (re)centrer sur leur cœur de métier et à réduire leurs coûts. En confiant tout ou partie de leurs livraisons à un ou plusieurs prestataires, elles s’épargnent la gestion et les charges directes d’une activité de plus en plus exigeante en termes de personnel, de flotte de véhicules et de qualité d’exécution.

Des besoins et des modèles de sous-traitance variés

Les besoins et motivations des entreprises qui externalisent le transport et la livraison au client final – entreprise ou particulier — sont en réalité extrêmement variés : si certaines sous-traitent purement et simplement la totalité de leurs livraisons et même les services d’installation associés à leurs produits, d’autres recourent ponctuellement ou périodiquement à un transporteur pour faire face à un pic de livraisons que leur service transport ne peut prendre en charge. D’autres encore cherchent un prestataire pour couvrir des zones géographiques qu’elles ne peuvent desservir efficacement elles-mêmes, faute de présence locale, de volumes suffisants ou de véhicules appropriés.

En réponse à la diversité des besoins, l’offre des prestataires logistiques s’est considérablement étoffée. Elle va aujourd’hui de la « simple » livraison au client final à la prise en charge intégrale de la fonction logistique (sortie d’usine, dégroupage/dispatching, entreposage, gestion des stocks, livraison du dernier kilomètre, installation chez le client, gestion des retours). Seuls de grands acteurs logistiques sont en mesure de proposer ce dernier type de prestations, souvent en s’appuyant eux-mêmes sur des réseaux de partenaires. Ainsi, ils sont en mesure de proposer à leurs clients une couverture géographique complète avec tous les types de services et catégories de véhicules : camions frigorifiques, transport de cargaisons précieuses/fragiles/sensibles, véhicules électriques, vélos cargos, etc.

Le contrat conclu entre un donneur d’ordres et un prestataire peut de ce fait masquer plusieurs niveaux de sous-traitance qui rendent difficile l’établissement des responsabilités en cas de livraisons non effectuées, de perte ou de vol de colis. D’où l’importance du partage d’informations entre les différents intervenants et la nécessité que tous adoptent certaines bonnes pratiques et les outils garants d’une collaboration efficace et durable pour toutes les parties.

La traçabilité, enjeu n° 1 de la sous-traitance logistique

Quels que soient le prestataire logistique et le type de contrat choisis, sous-traiter le transport et la livraison de ses produits impose à l’entreprise donneuse d’ordre de maîtriser la traçabilité des colis/produits, ainsi que celle des actions réalisées par les différents intervenants à toutes les étapes de la prestation. Il s’agit de savoir à tout moment où se trouve chaque colis jusqu’à ce qu’il soit remis à son destinataire légitime, typiquement grâce à une application de livraison permettant de scanner les produits.

D’un point de vue pratique, pour une traçabilité de bout en bout – de l’entrepôt au point de livraison — un opérateur doit scanner le code barre du produit à chaque mouvement, en incluant toutes les ruptures de charge et changements de véhicule pouvant intervenir avant la livraison effective. À chaque fois que le code barre est scanné, l’application associe au colis une heure et des coordonnées géographiques.

>> Ces données d’horodatage et de géolocalisation sont des informations clés pour retracer le parcours du colis et, le cas échéant, le retrouver s’il a été oublié par le livreur en début de tournée ou s’il a été dévoyé à l’une des étapes (chargé dans le mauvais camion, par exemple).

Scanner les colis de manière systématique en début de tournée de livraison peut paraître contraignant pour certains prestataires. On pense en particulier aux transporteurs indépendants assurant la livraison du dernier kilomètre pour des sites de e-commerce. Qu’ils soient contractants directs ou passent par une plateforme mettant en relation transporteurs et donneurs d’ordre, ils ont tout intérêt à jouer le jeu de la traçabilité en utilisant l’application de livraison mobile de leur client ou de la plateforme, ou en s’équipant eux-mêmes. Remontées automatiquement ou facilement partageables, les données d’horodatage et de géolocalisation générées par une application de livraison comme Nomadia Delivery permettent en effet aux chauffeurs-livreurs de :

• prouver que les colis qui leur sont confiés sont pris en charge et livrés en temps et en heure aux bonnes adresses ;
• en cas d’échec de livraison, prouver que le colis a bien été présenté à l’adresse mentionnée mais qu’il n’a pu être remis (absence du destinataire) ou a été refusé (erreur d’adresse) et, grâce à ces preuves, éviter des pénalités financières ;
• renforcer la confiance de leurs clients en démontrant le sérieux de leur travail et sécuriser ainsi les contrats/missions qu’ils obtiennent.

Des fonctionnalités clés pour la satisfaction des clients finaux

S’équiper d’une application vraiment conçue pour la livraison — en tant que donneur d’ordre ou en tant que prestataire de transport — devient indispensable pour délivrer le niveau de service attendu par les clients finaux. Plus que jamais, le client final conditionne sa satisfaction à la fiabilité des informations qui lui sont communiquées concernant la livraison de sa commande. Il ne se contente plus d’une date et d’une plage horaire plus ou moins large. Le jour convenu, il veut être informé du moment exact où il va être livré. Cette heure d’arrivée ne peut lui être fournie de manière fiable sans une application permettant aux intervenants du processus de livraison de partager toutes les données de localisation et de temps de trajet nécessaires pour calculer une ETA (heure d’arrivée estimée) de plus en plus précise.

>> Avec la fonctionnalité « Arrivée imminente » de Nomadia Delivery, vous pouvez de plus donner à vos clients finaux la possibilité de suivre en temps réel l’approche du véhicule de livraison sur leur ordinateur ou leur smartphone. Plébiscitée par les clients des grands sites de e-commerce, cette fonctionnalité est également appréciée par les chauffeurs qui, ainsi annoncés, ont plus de chances de trouver porte ouverte au moment où ils se présentent chez les clients.

Une application mobile de livraison bien conçue, c’est aussi la possibilité pour le livreur d’avoir dans une seule interface toutes les informations et outils dont il peut avoir besoin pendant sa tournée. Cela va des coordonnées des clients à l’ordre de réalisation de la tournée, en passant par le recueil de signature et les bons de livraison dématérialisés, les avis de passage SMS ou mail.

Des tournées optimisées et éco-responsables

Si la traçabilité des colis, le partage des données et l’information du client final sont clés pour la bonne exécution des tournées confiées à un sous-traitant, encore faut-il que ces tournées soient viables et réalisables ! Ce n’est malheureusement pas toujours le cas. Sur l’insistance d’un client ou pour remplir leur plan de charge, les transporteurs peuvent être amenés à prendre des engagements intenables ou se les voir imposer. Cela se traduit par des tournées comportant un trop grand nombre de points de livraison, des distances trop longues et, in fine, des horaires à rallonge pour les chauffeurs, avec ce que cela implique de risques pour leur sécurité. Ces tournées « impossibles » se soldent inévitablement par des échecs et des reports de livraison qui n’ont rien pour satisfaire le client final.

L’utilisation d’un logiciel de planification et d’optimisation de tournées permet aux deux parties – sous-traitants et donneurs d’ordre – de s’accorder sur des contrats raisonnables, tenant compte notamment de la volumétrie et des engagements de délais et sur des tournées optimisées en termes de distance à parcourir, de temps de trajet, de nombre de points de livraison et d’ordonnancement des livraisons. En prenant en compte tous ces critères, notre solution d’optimisation TourSolver maximise le nombre de livraisons réalisables au cours d’une même tournée, tout en minimisant les kilomètres parcourus et en réduisant les émissions de CO2.

Que les plans de tournées soient élaborés par le donneur d’ordre ou le sous-traitant, les deux parties ont accès aux mêmes données et peuvent en outre facilement comparer les tournées exécutées avec les tournées planifiées, à des fins de contrôle et d’amélioration.

>> Avec les solutions Nomadia Delivery et TourSolver, donneurs d’ordre et sous-traitants ont enfin les moyens de maîtriser de bout en bout leurs activités de transport et de livraison, dans le respect des impératifs opérationnels, économiques et des engagements RSE de chacun.

>> Vous êtes donneur d’ordre ou prestataire de transport/livraison travaillant avec votre propre flotte ou avec des indépendants ? Contactez un de nos experts pour en savoir plus sur l’aide que peuvent vous apporter Nomadia Delivery et TourSolver.

Prendre rendez-vous avec un expert Nomadia