Laboratori di biologia medica: perché la logistica è diventata così cruciale ?
Più del 70% delle diagnosi mediche e delle decisioni terapeutiche si basano sui risultati degli esami di biologia medica. I recenti sviluppi hanno posto la logistica al centro delle sfide dei laboratori di biologia medica. Facciamo il punto sui loro problemi e sulle soluzioni messe in atto per affrontarli.
Un settore in via di consolidamento
Nell’arco di un decennio, il panorama francese della biologia medica è cambiato notevolmente, in particolare a seguito della legge Ballereau del 2013. Introducendo nuovi requisiti per la qualità e l’affidabilità degli esami di biologia, questa legge mirava anche a mantenere un accesso equo ai servizi di biologia medica in tutto il paese. A tal fine, e tenendo conto degli investimenti necessari per allinearsi ai nuovi standard e ottenere l’accreditamento COFRAC, la legge ha incoraggiato la collaborazione tra i laboratori, regolamentando al contempo le modalità della loro associazione o raggruppamento.
Siamo così passati da una rete composta principalmente da piccoli laboratori indipendenti che effettuano i prelievi e la maggior parte del loro trattamento in loco, a un settore consolidato, molto più finanziarizzato, dominato da grandi aziende di biologia medica e grandi gruppi di biologi indipendenti. A seguito di questa concentrazione, il numero di aziende che gestiscono laboratori di biologia medica è passato da 5.000 nel 2008 a 400 nel 2023. Oggi:
- 3 player – Biogroup, Cerba e Inovie – detengono oggi oltre il 40% del mercato nazionale;
- Il 25% del mercato è nelle mani di laboratori generalisti – come Synlab, Unilabs o Eurofins – le cui attività di salute umana rappresentano solo una parte del loro fatturato;
- I laboratori veramente indipendenti rappresentano ancora circa il 35% del mercato.
(fonte: viedebio.com)
Un modello di logistica complessa
Nello schema che si è delineato, anche tra i lavoratori autonomi, gli stabilimenti che continuano ad essere chiamati “laboratori di analisi mediche” sono in realtà principalmente punti per l’accoglienza dei pazienti e il prelievo di campioni. Deconcentrati, si occupano della fase pre-analitica il più vicino possibile ai pazienti, mentre i trattamenti e le analisi stesse vengono effettuati da piattaforme tecniche. Ad esempio, per i suoi 930 punti di prelievo locali, Biogroup si affida a 130 piattaforme tecniche. Inovie dispone di 65 piattaforme tecniche che servono più di 550 siti locali.
Se da un lato la messa in comune delle piattaforme tecniche garantisce un migliore livello di attrezzature e un tasso massimo di utilizzo delle strutture e delle competenze, dall’altro questa organizzazione ha una controparte: richiede una logistica complessa. I campioni prelevati presso i punti di prelievo locali devono essere inviati più volte al giorno alla piattaforma tecnica di domicilio (o, se del caso, a una piattaforma tecnica specializzata) entro tempi e condizioni di trasporto rigorosamente regolamentati (triplo imballaggio, temperatura controllata, etc.).
Per garantire questa logistica, i gruppi di biologia medica si avvalgono di propri corrieri o di fornitori di servizi specializzati, in particolare i reparti Healthcare dei principali corrieri come Chronopost Healthcare, Star Service Healthcare, etc.
3 requisiti critici per
un’esecuzione logistica impeccabile
Indipendentemente dal fatto che la parte di trasporto del processo pre-analitico sia esternalizzata o meno, i laboratori e/o i loro fornitori di servizi logistici dovrebbero sforzarsi di:
- razionalizzare la rete territoriale,
- sviluppare il piano dei trasporti più efficace per ogni settore;
- integrare in modo efficiente i prelievi a domicilio.
Soddisfare questi 3 requisiti è decisivo sia per la qualità di esecuzione delle operazioni logistiche che per la loro redditività economica.
1 – Perfezionare l’organizzazione territoriale
Il primo passo per impostare uno schema logistico sostenibile è quello di razionalizzare la rete territoriale, in modo da poter, in una seconda fase, definire quali punti di prelievo assegnare alle diverse piattaforme tecniche presenti sul territorio di riferimento.
>> Gli studi e le simulazioni effettuate utilizzando software di settorizzazione come Nomadia Territory Manager consentono di prendere decisioni informate sulla localizzazione ottimale dei punti di prelievo e delle piattaforme tecniche locali.
>> La ricerca dell’optimum “teorico” per coprire un intero territorio può, ad esempio, portare un gruppo di biologia medica a delocalizzare o fondere alcune delle sue piattaforme tecniche. Può anche aiutarlo a determinare l’ubicazione ottimale di ulteriori punti di prelievo locali la cui creazione (o acquisizione) rafforzerà la sua presenza sul territorio senza cannibalizzare l’attività dei siti esistenti.
2 – Costruire il piano dei trasporti più efficiente possibile
Quali che siano i cambiamenti previsti nel medio periodo, l’azienda/gruppo di biologia medica deve disporre di un piano dei trasporti che le consenta di svolgere la propria missione sulla base della rete esistente, anche se non ottimizzata. In termini molto concreti, si tratta di determinare i mezzi da mettere in atto per raccogliere i campioni prelevati dai punti di prelievo e consegnarli tempestivamente alla piattaforma tecnica o alle piattaforme tecniche competenti.
La creazione di questi piani di trasporto e la loro declinazione in giri regolari per ogni corriere sono tanto più complesse in quanto è necessario tenere conto, oltre che dell’ubicazione dei punti di prelievo e delle piattaforme tecniche, dei criteri di ritardo tra il momento in cui i campioni sono stati prelevati e il momento in cui i campioni vengono effettivamente processati dalla piattaforma tecnica. Queste scadenze (da 4 a 6 ore al massimo a seconda della natura dei campioni) regolano in gran parte la frequenza delle visite ai punti di raccolta. Questa frequenza deve essere ottimizzata per tenere conto della capacità di elaborazione della piattaforma tecnica.
Tenendo conto di questi molteplici vincoli, si ottiene generalmente un numero maggiore di cicli brevi sul campo rispetto alla maggior parte dei settori di attività. Ottimizzare la frequenza delle visite dei corrieri è ciò che garantisce allo stesso tempo:
- il rigoroso rispetto delle norme sanitarie e delle condizioni pre-analitiche;
- lo snellimento dell’attività delle piattaforme tecniche durante la giornata;
- e, in ultima analisi, la comunicazione dei risultati dei test entro le scadenze annunciate ai pazienti.
>> I grandi laboratori medici e i loro responsabili logistici si affidano alla nostra soluzione Nomadia TourSolver per determinare su quale piattaforma tecnica depositare i campioni dei vari punti di prelievo locali e, su questa base, calcolare l’ordine in cui devono essere raccolti in modo da ottimizzare il numero di visite a ciascun punto di raccolta.
>>Tra i vantaggi della nostra soluzione di ottimizzazione, questi clienti citano in particolare:
- la riduzione di almeno 2 volte dei ritardi dei corrieri presso i punti di ritiro;
- degli incrementi di produttività che si traducono in una riduzione dal 15% al 20% del numero di FTE (corrieri) e veicoli;
- un dimezzamento del numero di visite grazie alla razionalizzazione degli spostamenti.
3 – Integrare in modo efficiente i prelievi a domicilio
L’invecchiamento della popolazione e l’aumento delle patologie croniche che richiedono regolari esami di laboratorio si accompagnano a una crescente domanda di campioni prelevati presso il domicilio dei pazienti. Eseguita da infermieri autonomi o dipendenti di laboratorio, questa attività si affianca a esigenze specifiche in due ambiti:
- fissare appuntamenti con i pazienti, tenendo conto delle possibili recidive e delle condizioni di campionamento specifiche per ogni esame prescritto (prelievo a digiuno o post-prandiale);
- il deposito dei campioni prelevati a domicilio presso il laboratorio competente da integrare nei giri esistenti, senza derogare ai requisiti di scadenze pre-analitiche e di conservazione.
Per sviluppare questa impegnativa attività, sempre più laboratori medici clienti di Nomadia utilizzano la nostra soluzione Nomadia Field Service.
>> Insieme al call center, consente loro di offrire ai pazienti appuntamenti ottimizzati e di stabilire orari realistici per gli infermieri tenendo conto, tra gli altri criteri, delle distanze tra i pazienti visitati e dei tempi di visita dei corrieri ai vari laboratori in cui devono essere depositati i campioni.
>> L’APP mobile associata accompagna gli infermieri sul campo e consente loro di segnalare gli imprevisti che incontrano durante i loro giri, di avvertire i pazienti di un possibile ritardo o, se necessario, di essere sostituiti dall’infermiere che può intervenire più rapidamente su un determinato paziente senza mettere in discussione l’intero giro.
Se, come laboratorio di biologia medica o fornitore di logistica specializzata, ti riconosci in una delle tematiche presentate in questo post, non esitare a contattare i nostri esperti del settore Healthcare per trovare la soluzione e il supporto che soddisfi le tue esigenze.