Un'estate serena: come gli operatori dell'assistenza sanitaria domiciliare assicurano il benessere dei loro pazienti

L’estate rappresenta una sfida interessante per i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio. Scoprite le strategie e gli strumenti che consentono di garantire la continuità delle cure, la disponibilità dei dispositivi medici e la sicurezza dei pazienti assistiti quando parte del personale è in vacanza e le ondate di calore ripetute richiedono maggiore attenzione. 

I fornitori di assistenza sanitaria a domicilio in prima linea nei cambiamenti di comportamento dei pazienti

Tutti i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio concordano sul fatto che i pazienti che necessitano di cure quotidiane o la cui salute dipende da uno o più dispositivi medici sono molto meno restii a partire per le vacanze rispetto al passato. Tuttavia, vogliono poterlo fare senza rischi, con la certezza che, ovunque si trovino temporaneamente, troveranno tutta l’assistenza medica e tecnica di cui possono avere bisogno. Purtroppo, questa mobilità estiva non riguarda gli anziani non autosufficienti o i pazienti con le patologie più gravi. Riguarda invece i loro parenti e la vasta comunità di assistenti familiari, per i quali prendersi qualche giorno di vacanza è una pausa indispensabile, ma che può essere prevista con serenità solo se si ha la certezza che la persona assistita riceverà tutte le attenzioni necessarie durante la sua assenza.

Questi cambiamenti di comportamento testimoniano non solo il ruolo cruciale che i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio rivestono oggi nel sistema sanitario e nella vita dei malati cronici, ma anche la fiducia che queste aziende sono state in grado di instaurare con i pazienti e le famiglie, organizzandosi per prendersi cura e sostenere sia chi parte sia chi resta. Le strategie messe in atto dagli operatori del settore per garantire lo svolgimento delle loro missioni durante i mesi estivi si basano su tre pilastri: anticipazione, comunicazione e ottimizzazione.

Anticipazione per una migliore pianificazione

Più che negli anni precedenti, i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio sono stati proattivi nell’individuare i pazienti che avevano in programma di andare in vacanza e nel sapere quando si sarebbero assentati. Campagne di e-mailing mirate, tipicamente per patologia/tipo di dispositivo utilizzato, hanno permesso di fornire ai pazienti informazioni e consigli specifici in vista dell’estate e, soprattutto, di raccogliere le loro intenzioni di assenza tramite un modulo. Anche le équipe che lavorano presso i pazienti, per motivi assistenziali o tecnici, hanno contribuito a questa raccolta di informazioni, essenziale per stimare con il massimo anticipo il carico di lavoro delle équipe durante il periodo estivo. Su questa base, le aziende sono state in grado di :

• eliminare dai programmi gli interventi previsti per i pazienti che prevedono di assentarsi (visite per controllare/regolare i dispositivi, consegne di materiali di consumo, ecc);
• identificare e localizzare con precisione i pazienti più vulnerabili— quelli che non si assentano, ma che hanno bisogno di cure e assistenza supplementari in caso di assenza dei familiari e/o in caso di ondata di calore;
• organizzare le ferie del personale e, se necessario, assumere il personale necessario per soddisfare le previsioni di attività e fornire il 100% dei servizi richiesti dai pazienti che non partono e, nelle aree turistiche, dai pazienti che risiedono temporaneamente nel loro perimetro;
• aggiornare e convalidare i dati dei pazienti (recapiti, medico di riferimento e altre persone coinvolte, persona/e da contattare in caso di emergenza per i pazienti che vivono da soli, codice e condizioni di accesso al domicilio del paziente per facilitare gli interventi effettuati dai sostituti, ecc.

Naturalmente, molti fattori possono ostacolare i piani di vacanza dei malati cronici e tutte le assenze programmate devono essere confermate qualche giorno prima della data di partenza annunciata. Tuttavia, grazie a questo approccio proattivo di facile attuazione, i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio danno visibilità a se stessi e al proprio personale e rafforzano i legami con i pazienti e le famiglie che si affidano a loro.

Comunicazione mirata con i pazienti in partenza

Alcune reti di fornitori di assistenza sanitaria a domicilio sono state particolarmente attive quest’estate, comunicando regolarmente con i pazienti “in viaggio”. Oltre a consigli e raccomandazioni pratiche, i pazienti che utilizzano determinati dispositivi (dispositivi per l’apnea del sonno, pompe per l’insulina, cateteri urinari, ecc.) hanno ricevuto informazioni personalizzate via e-mail o SMS prima della partenza, in base alle loro condizioni e alla destinazione delle vacanze:

• l’indirizzo e i recapiti della filiale della rete più vicina da contattare in caso di guasto/malfunzionamento del dispositivo medico o per far recapitare al domicilio temporaneo i materiali di consumo/dispositivi sostitutivi;
• un elenco di ospedali, medici e/o infermieri in grado di assistere il paziente durante il soggiorno;
• promemoria delle terapie in corso e degli adattamenti appropriati per il paziente;
• le misure da adottare in caso di clima molto caldo per proteggere la salute e garantire il corretto funzionamento dei dispositivi.

Queste informazioni rassicurano i pazienti e li tranquillizzano sui loro piani, ricordando loro, tramite messaggi durante la degenza, che il loro operatore sanitario è al loro fianco in ogni circostanza.

>> Questo tipo di servizio è ovviamente più facile da realizzare per i fornitori di assistenza sanitaria a domicilio con una presenza su tutto il territorio nazionale, e ancora più facile per le reti che condividono gli stessi sistemi di informazione per i clienti/pazienti (CRM). Centralizzare le informazioni in un unico sistema significa anche che qualsiasi filiale o fornitore di servizi può accedere a tutte le informazioni disponibili su ogni paziente, comprese le date di soggiorno e l’indirizzo esatto delle vacanze se è necessario un tecnico o una consegna a domicilio.

>> I fornitori di assistenza sanitaria a domicilio con una presenza territoriale limitata non sono necessariamente da meno. I fornitori di servizi indipendenti che si sforzano di raccogliere informazioni utili per i pazienti nel luogo in cui si trovano, anche se ciò significa indirizzarli verso un concorrente locale, dimostrano un coinvolgimento che è apprezzato dai pazienti e contribuisce notevolmente alla loro fidelizzazione.

Rassicurare i parenti lontani

Le organizzazioni si sono mobilitate anche per consentire alle famiglie dei pazienti e degli anziani che non possono lasciare le loro case di andare in vacanza in tranquillità. Molte organizzazioni di assistenza e cura a domicilio hanno inserito nei loro protocolli l’invio di un messaggio per rassicurare la famiglia del paziente dopo ogni visita.

Questa pratica si sta diffondendo, perché risponde a una forte aspettativa delle famiglie.

Per facilitare questo compito aggiuntivo agli operatori e per evitare che se ne dimentichino, viene inserito nella procedura di fine chiamata della loro applicazione mobile aziendale sotto forma di un breve questionario, le cui risposte vengono trasformate in un messaggio personalizzato utilizzando i dati del sistema di gestione degli operatori. In alcune applicazioni, gli operatori possono anche dettare il loro messaggio. Questo viene poi automaticamente tradotto in testo e inviato – tramite SMS, messaggistica istantanea o e-mail – secondo le preferenze della famiglia.

Naturalmente, se il paziente incontra qualche difficoltà, la procedura da seguire è diversa. I parenti più prossimi vengono contattati da un responsabile, preferibilmente per telefono, per spiegare la situazione, la sua gravità e le disposizioni in corso. La famiglia può quindi prendere le decisioni del caso con cognizione di causa.

Ottimizzazione di orari e percorsi per un’esecuzione impeccabile

La comunicazione con i pazienti e le loro famiglie è particolarmente importante durante i mesi estivi, ma la principale difficoltà che i fornitori di assistenza domiciliare devono affrontare in questo periodo è la gestione del carico di lavoro. La domanda a cui tutti i fornitori di servizi devono rispondere è: come possono garantire che i loro servizi siano svolti correttamente quando alcuni dei team che normalmente lavorano con i pazienti sono in vacanza?

Gli approcci informativi proattivi che abbiamo descritto consentono di anticipare il fabbisogno di personale e di avviare le assunzioni necessarie il prima possibile in un contesto di persistente carenza di operatori e tecnici. Soluzioni di pianificazione e ottimizzazione come quelle di Nomadia sono preziose per ridurre al minimo l’impatto di una potenziale carenza di personale sulle operazioni, che si tratti di assistenza, consegne o installazione/regolazione di attrezzature specialistiche.

Sulla base delle previsioni di attività, della forza lavoro disponibile e delle competenze di ciascun membro del personale, i fornitori di servizi di assistenza sanitaria a domicilio che utilizzano le nostre soluzioni sono in grado di elaborare orari e turni ottimizzati, tenendo conto di una serie di criteri: gli impegni temporali presi con i pazienti e/o le loro famiglie, i tempi di consegna previsti dal contratto, la durata di ciascun intervento, la concentrazione geografica degli interventi assegnati allo stesso membro del personale per ridurre al minimo il tempo trascorso in viaggio, ecc.

Queste applicazioni riuniscono tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per accedere al domicilio del paziente, avvertirlo in caso di ritardo, conoscere esattamente i compiti da svolgere, redigere rapporti di visita, segnalare eventuali problemi riscontrati dal paziente e, come abbiamo visto, tenere informati i familiari.

È stato grazie alla combinazione degli approcci descritti in questo articolo con gli strumenti di ottimizzazione che gli operatori sanitari a domicilio sono stati in grado di svolgere le loro missioni durante l’estate, nelle migliori condizioni possibili per i pazienti, le loro famiglie e gli operatori sanitari. È importante sottolineare che i servizi informativi sviluppati per affrontare le problematiche estive corrispondono alle aspettative generali che i pazienti e le famiglie hanno nei confronti degli operatori sanitari a domicilio. Per questo motivo, sono destinati a proseguire per fornire ai pazienti un supporto ancora migliore durante tutto l’anno.

In qualità di fornitore di assistenza sanitaria a domicilio, quest’estate avete incontrato difficoltà organizzative e operative?

Rivolgetevi a uno dei nostri esperti del settore sanitario per trovare la soluzione giusta per soddisfare le vostre esigenze e le aspettative dei pazienti che si affidano a voi.