Le chiavi per lavorare con i subappaltatori nel settore del trasporto e della logistica. Tracciabilità e responsabilità.
Nell’industria così come nel settore del commercio al dettaglio, le imprese stanno sempre più spesso affidando la loro logistica finale a fornitori che a loro volta possono ricorrere a subappaltatori. Quali sono le condizioni necessarie affinché questo modello funzioni al meglio – per l’azienda committente, i suoi fornitori e per coloro che è vitale soddisfare: i clienti finali?
L’esternalizzazione della funzione di trasporto è una tendenza che si è affermata dagli inizi del 2000 e che sta accelerando. Nel contesto attuale, le imprese cercano più che mai di concentrarsi sul loro core business e di ridurre i costi. Affidando in tutto o in parte le loro consegne a uno o più fornitori, si risparmiano la gestione e i costi diretti di un’attività sempre più esigente in termini di personale, flotta di veicoli e qualità dell’esecuzione.
Esigenze e modelli di subappalto variati
Le esigenze e le motivazioni delle imprese che esternalizzano il trasporto e la consegna al cliente finale – sia esso un’azienda o un privato – sono estremamente variegate: mentre alcune esternalizzano completamente tutte le loro consegne e persino i servizi di installazione associati ai loro prodotti, altre ricorrono occasionalmente o periodicamente a un trasportatore per fronteggiare un picco di consegne che il loro servizio di trasporto interno non può gestire. Altre ancora cercano un fornitore per coprire aree geografiche che non possono servire in modo efficiente da sole, a causa della mancanza di presenza locale, volumi insufficienti o veicoli appropriati.
In risposta alla diversità delle esigenze, l’offerta dei fornitori di logistica si è notevolmente ampliata. Oggi va dalla “semplice” consegna al cliente finale alla gestione completa della funzione logistica (uscita dalla fabbrica, smistamento, stoccaggio, gestione degli stock, consegna dell’ultimo miglio, installazione presso il cliente, gestione dei resi). Solo grandi attori della logistica sono in grado di offrire questo ultimo tipo di servizi, spesso facendo affidamento su reti di partner. Ciò permette loro di offrire ai propri clienti una copertura geografica completa con tutti i tipi di servizi e categorie di veicoli: camion refrigerati, trasporto di carichi preziosi/fragili/sensibili, veicoli elettrici, cargo bike cargo, etc.
Il contratto stipulato tra un committente e un fornitore può nascondere diversi livelli di subappalto, rendendo difficile stabilire le responsabilità in caso di mancata consegna, perdita o furto di pacchi. Da qui l’importanza della condivisione di informazioni tra i vari attori e la necessità che tutti adottino determinate buone pratiche e strumenti garanti di una collaborazione efficace e duratura per tutte le parti coinvolte.
La tracciabilità, l’obiettivo n. 1 del subappalto logistico
Qualunque sia il fornitore logistico e il tipo di contratto scelto, l’outsourcing del trasporto e della consegna dei propri prodotti obbliga l’azienda committente a monitorare la tracciabilità dei pacchi/prodotti, nonché delle azioni compiute dai vari attori in tutte le fasi del servizio. Si tratta di sapere in ogni momento dove si trova ciascun pacco fino a quando non viene consegnato al suo legittimo destinatario, tipicamente tramite un’applicazione di consegna che consente di scannerizzare i prodotti.
Dal punto di vista pratico, per avere una tracciabilità completa – dal magazzino al punto di consegna – un operatore deve scannerizzare il codice a barre del prodotto ad ogni movimento, inclusi tutti i cambi di veicolo e le interruzioni di carico che possono intervenire prima della consegna effettiva. Ogni volta che il codice a barre viene scannerizzato, l’applicazione associa al pacco un orario e delle coordinate geografiche.
>> Questi dati di datazione e geolocalizzazione sono informazioni cruciali per ripercorrere il percorso del pacco e, se del caso, trovarlo nel caso sia stato dimenticato dal corriere all’inizio del giro o deviato in una delle tappe (caricato nel veicolo sbagliato, ad esempio).
Scannerizzare sistematicamente i pacchi all’inizio del giro di consegna potrebbe sembrare vincolante per alcuni fornitori. Si pensi in particolare ai trasportatori indipendenti che si occupano della consegna dell’ultimo miglio per siti di e-commerce. Sia che siano diretti contraenti o utilizzino una piattaforma che mette in contatto trasportatori e committenti, è nel loro interesse giocare il gioco della tracciabilità utilizzando l’applicazione di consegna mobile del loro cliente o della piattaforma, o attrezzandosi autonomamente. I dati di datazione e geolocalizzazione generati da un’applicazione di consegna come Nomadia Delivery, che vengono automaticamente segnalati o facilmente condivisi, consentono infatti ai conducenti:
- dimostrare che i pacchi affidati loro vengono presi in carico e consegnati in tempo e luogo ai giusti indirizzi;
- in caso di mancata consegna, dimostrare che il pacco è stato presentato all’indirizzo menzionato ma non è stato consegnato (assenza del destinatario) o è stato rifiutato (errore nell’indirizzo) e, grazie a queste prove, evitare penalità finanziarie;
- rafforzare la fiducia dei loro clienti dimostrando la serietà del loro lavoro e garantendo così i contratti/missioni che ottengono.
Funzionalità chiave per la soddisfazione dei clienti finali
Dotarsi di un’applicazione appositamente progettata per la consegna – sia come committente che come fornitore di trasporto – diventa essenziale per offrire il livello di servizio richiesto dai clienti finali. Più che mai, la soddisfazione del cliente finale è legata alla affidabilità delle informazioni che riceve riguardo alla consegna del suo ordine. Non si accontenta più di una data o di un ampio intervallo di tempo. Nel giorno concordato, vuole essere informato dell’orario preciso in cui riceverà la consegna. Quest’ora di arrivo non può essere fornita in modo affidabile senza un’applicazione che consenta agli attori del processo di consegna di condividere tutti i dati di localizzazione e di tempo necessari per calcolare un ETA (Estimated Time of Arrival – orario di arrivo stimato) sempre più preciso.
>> Con la funzione “Arrivo Imminente” di Nomadia Delivery, è possibile consentire ai clienti finali di seguire in tempo reale l’avvicinamento del veicolo di consegna sul proprio computer o smartphone. Molto apprezzata dai clienti dei grandi siti di e-commerce, questa funzionalità è altrettanto apprezzata dai conducenti, che, così annunciati, hanno maggiori possibilità di trovare il cliente disponibile al momento della consegna.
Un’applicazione mobile di consegna ben progettata consente anche al conducente di avere in un’unica interfaccia tutte le informazioni e gli strumenti di cui potrebbe avere bisogno durante il suo giro. Questo va dalle informazioni sui clienti all’ordine di esecuzione del giro, passando per la raccolta delle firme e le ricevute di consegna dematerializzate, ai messaggi di passaggio via SMS o e-mail.
Giri ottimizzati e responsabili dal punto di vista ambientale
Se la tracciabilità dei pacchi, la condivisione dei dati e l’informazione al cliente finale sono fondamentali per l’esecuzione corretta dei giri affidati a un subappaltatore, è altrettanto importante che questi giri siano fattibili ed eseguibili! Purtroppo, non è sempre così. Su richiesta del cliente o per completare il proprio carico di lavoro, i trasportatori possono trovarsi ad assumersi impegni impossibili o imposti loro. Ciò si traduce in giri che includono un numero eccessivo di punti di consegna, distanze e orari eccessivamente lunghi per i conducenti, con conseguenti rischi per la loro sicurezza. Questi giri “impossibili” finiscono inevitabilmente con fallimenti e ritardi nella consegna che non soddisfano affatto il cliente finale.
L’uso di un software di pianificazione e ottimizzazione dei giri consente alle due parti – subappaltatori e committenti – di concordare contratti ragionevoli, tenendo conto soprattutto del volume e degli impegni di consegna, e di ottimizzare i giri in termini di distanza, tempo di percorrenza, numero di punti di consegna e sequenza delle consegne. Considerando tutti questi criteri, la nostra soluzione di ottimizzazione TourSolver massimizza il numero di consegne realizzabili durante un singolo giro, riducendo al minimo i chilometri percorsi e le emissioni di CO2.
Che i piani di consegna siano elaborati dal committente o dal subappaltatore, entrambe le parti hanno accesso agli stessi dati e possono facilmente confrontare i giri effettuati con quelli pianificati, per scopi di controllo e miglioramento.
>> Con le soluzioni Nomadia Delivery e TourSolver, committenti e subappaltatori hanno finalmente gli strumenti per controllare completamente le loro attività di trasporto e consegna, nel rispetto degli vincoli operativi, economici e degli impegni di responsabilità sociale d’impresa di ciascuno.
>> Se sei un committente o un fornitore di trasporto/consegna che lavora con flotte proprie o con autisti indipendenti, contatta uno dei nostri esperti per saperne di più sull’assistenza che possono offrire Nomadia Delivery e TourSolver.