Gastos Kilométricos de la Empresa 2023: ¡La guía completa!

La gestión de los gastos kilométricos en la empresa puede ser complicada de entender y administrar. Tarifas, modalidades, optimización, ¡se plantean muchas preguntas! En este artículo, respondemos a todas sus preguntas.

• ¿Qué son los gastos kilométricos?
• ¿Cuál es la escala de indemnización kilométrica?
• Reembolso de los gastos kilométricos por parte de la empresa: los términos y condiciones
• Gastos kilométricos de la empresa: reembolso de los gastos de desplazamiento en coche
• Gastos kilométricos de la empresa: ¿cómo optimizarlos?

¿Qué son los gastos kilométricos?

Definición de gastos kilométricos

Los gastos kilométricos son la cantidad reembolsada por la empresa a sus empleados que utilizan su vehículo personal para desplazamientos profesionales. En lugar de proporcionar una asignación fija para los gastos de desplazamiento, la empresa calcula el reembolso en función de la cantidad de kilómetros recorridos con fines profesionales, de acuerdo con la escala fiscal vigente. Esto garantiza un reembolso equitativo que tiene en cuenta la distancia real recorrida para las necesidades de la empresa.

¿Cómo calcular los gastos kilométricos para una empresa?

El cálculo de los gastos kilométricos generalmente se basa en la escala fiscal oficial establecida por las autoridades fiscales del país correspondiente. Esta escala establece la cantidad reembolsable por kilómetro recorrido. Para calcular los gastos kilométricos, puede seguir los siguientes pasos:

• Registro de los kilómetros recorridos: Mantenga un registro preciso de todos los desplazamientos realizados con fines profesionales, indicando la cantidad de kilómetros recorridos en cada viaje.
• Consulta de la escala fiscal: Infórmese sobre la escala fiscal vigente para el año fiscal en curso. Esta escala establece la tasa de reembolso por kilómetro.
• Cálculo del reembolso: Multiplique el número total de kilómetros recorridos con fines profesionales por la tasa de reembolso por kilómetro definida en la escala fiscal. El resultado de esta operación le dará la cantidad total de gastos kilométricos a reembolsar.

¿Quién puede beneficiarse de los gastos kilométricos?

Los gastos kilométricos no se limitan a los empleados que viajan constantemente. En general, cualquier empleado que realice desplazamientos profesionales con su vehículo personal puede solicitar el reembolso de los gastos kilométricos. Esto puede incluir a representantes de ventas, técnicos de campo y otros profesionales cuyas funciones implican desplazamientos regulares en nombre de la empresa.

Es importante destacar que las reglas y condiciones para beneficiarse de los gastos kilométricos pueden variar de un país a otro y según las políticas internas de la empresa. Por lo tanto, se recomienda consultar las pautas específicas establecidas por su empresa y las autoridades fiscales locales para asegurarse de cumplir con todos los requisitos necesarios para recibir estos reembolsos.

¿Cuál es la escala de las indemnizaciones por kilómetro?

La escala de las indemnizaciones por kilómetro es un sistema regulado que establece un reembolso de gastos de desplazamiento en función de la distancia recorrida. Esta escala es establecida por la administración fiscal y se utiliza para los desplazamientos profesionales realizados con un vehículo personal o proporcionado por la empresa.

Es importante destacar que la escala de las indemnizaciones por kilómetro puede ser revisada cada año, por lo que es fundamental mantenerse informado sobre posibles actualizaciones para garantizar la conformidad de los reembolsos.

En Francia, la escala de las indemnizaciones por kilómetro generalmente se aplica a automóviles y motocicletas. Para otros tipos de vehículos, como furgonetas o camiones, pueden aplicarse reglas específicas diferentes.

La escala se establece en función del número de kilómetros recorridos durante los desplazamientos profesionales. Más precisamente, tiene en cuenta dos componentes principales:

• La potencia fiscal del vehículo: La escala distingue diferentes tramos de potencia fiscal, que van desde 3 hasta 16 caballos fiscales. Cuanto mayor sea la potencia fiscal del vehículo, mayor será el costo por kilómetro.
• El número de kilómetros recorridos: La escala prevé escalones de kilometraje, donde el costo por kilómetro disminuye a medida que aumenta el número de kilómetros. Esto fomenta el ahorro de combustible y el uso responsable del vehículo.

Es esencial respetar la escala oficial de las indemnizaciones por kilómetro para evitar cualquier riesgo de ajuste fiscal. En caso de una auditoría, la administración fiscal puede verificar si los reembolsos realizados por la empresa cumplen con la escala vigente.

Reembolso de gastos kilométricos por parte de la empresa: modalidades

Definición de los desplazamientos profesionales

Es esencial que la empresa defina claramente lo que considera como desplazamientos profesionales elegibles para el reembolso de los gastos kilométricos. Por lo general, los trayectos entre el hogar y el lugar de trabajo no suelen considerarse, pero los desplazamientos para reunirse con clientes, proveedores o realizar tareas profesionales suelen ser reembolsados.

Conservación de comprobantes y registro de desplazamientos

Para facilitar el proceso de reembolso, es importante conservar todos los comprobantes relacionados con los desplazamientos profesionales. Esto incluye facturas de combustible, peajes, recibos de estacionamiento, así como un registro preciso de los kilómetros recorridos en cada desplazamiento profesional. Llevar un registro de viaje o utilizar aplicaciones móviles dedicadas puede facilitar en gran medida el registro de esta información.

Reembolso complementario

Puede suceder que la cantidad obtenida al aplicar la escala fiscal no cubra completamente los gastos reales. En este caso, algunas empresas ofrecen un reembolso complementario para compensar parcial o totalmente la diferencia entre los gastos reales y los reembolsados según la escala fiscal. Las modalidades de este reembolso complementario pueden variar según la política de cada empresa.

Métodos de reembolso

El reembolso de los gastos kilométricos puede realizarse de diferentes maneras. Algunas empresas prefieren hacer reembolsos mensuales o trimestrales, mientras que otras pueden optar por un reembolso puntual después de presentar los comprobantes. Algunas empresas también utilizan tarjetas de combustible o sistemas de pago específicos para facilitar el proceso de reembolso.

Reembolso de gastos de vehículo de la empresa: reembolso de gastos reales y por tarifa plana

• Reembolso de gastos reales:

Este enfoque implica mantener un registro detallado de todos los costos relacionados con el uso del vehículo para fines profesionales. Esto incluye gastos de combustible, peajes, costos de mantenimiento, primas de seguro de automóvil específicas para desplazamientos profesionales, entre otros. Es necesario conservar todos los comprobantes de estos gastos para poder presentarlos en caso de una auditoría fiscal.

La ventaja de este enfoque es que el reembolso se realiza en función de los costos reales incurridos, lo que puede ser beneficioso para distancias largas o gastos significativos relacionados con el vehículo de la empresa.

• Reembolso por tarifa plana:

En este enfoque, la empresa establece una cantidad fija para cada kilómetro recorrido con fines profesionales. Este monto generalmente se basa en las tarifas fiscales vigentes para los gastos kilométricos. La principal ventaja de este método es su simplicidad. No es necesario conservar todos los comprobantes de gastos, pero es importante llevar un registro preciso de los desplazamientos profesionales.

Reembolso de gastos de kilómetros de la empresa: cómo optimizarlos

Para los profesionales itinerantes, la gestión de los gastos de kilómetros es una cuestión importante. Para optimizar esta gestión, es esencial adoptar un sistema organizado y riguroso. Esto implica establecer una política de gastos clara y coherente dentro de la empresa.

Le recomendamos que defina una política de gastos que regule los gastos profesionales de los colaboradores. Este documento debería abordar los siguientes puntos:

• Tipos de gastos elegibles para reembolso.
• Procedimientos a seguir para obtener el reembolso de los gastos, incluyendo las reglas de forma, la importancia de los comprobantes y los plazos a respetar.
• Las reglas legales aplicables en cuanto a los gastos de kilómetros.
• Las consecuencias en caso de no cumplir con los requisitos (retraso en el procesamiento, no reembolso, etc.).

Para facilitar la comprensión de esta política por parte de los empleados, priorice una redacción clara y concisa. Evite reglas demasiado complejas, superfluas y innecesariamente restrictivas. La simplicidad es clave. Puede organizar el documento por secciones, por ejemplo, una sección dedicada a los gastos de kilómetros y otra a los gastos de restauración. Al optar por una política de gastos bien definida, ahorrará tiempo en el proceso de reembolso y reducirá los riesgos de ajustes durante una auditoría.

Otro enfoque para optimizar la gestión de los gastos de kilómetros es optar por un reembolso fijo. De hecho, es posible reembolsar los gastos profesionales de manera fija, en forma de asignaciones fijas o bonificaciones. Esta elección generalmente corresponde a la empresa, pero le recomendamos consultar a sus empleados antes de tomar una decisión. Además, es importante tener en cuenta que la ley establece límites para los gastos elegibles para el reembolso fijo, entre los cuales se incluyen los gastos de kilómetros, los gastos de comida y los gastos de viaje largo. Con el reembolso fijo, generalmente no es necesario justificar los gastos reembolsados, a menos que su valor supere el límite establecido por la administración. En ese caso, basta con demostrar que las asignaciones corresponden a situaciones reales.