Facility management: definición, desafíos y soluciones.

Existen diversas soluciones para permitir que una empresa optimice sus recursos y rentabilidad. El Facility Management es una de ellas. Esta técnica de gestión permite a cualquier empresa una gestión eficaz de sus servicios y prestaciones. Le explicamos todo esto en este artículo.

• ¿Qué es el Facility Management?
• Los servicios del Facility Management
• Las soluciones que modernizan el Facility Management
• Los desafíos del Facility Management

¿Qué es el Facility Management?

Definición del Facility Management

El Facility Management, a menudo abreviado como FM, abarca todas las prestaciones y servicios relacionados con la gestión eficaz, tanto a nivel operativo como estratégico, de las empresas. Cubre una amplia gama de actividades que incluyen no solo las infraestructuras, sino también a los ocupantes. Esto incluye aspectos como:

• Mantenimiento de edificios
• Supervisión de instalaciones técnicas y sistemas de fluidos
• Limpieza de espacios
• Gestión de seguridad
• Manejo de correspondencia
• Servicios de recepción, entre otros.

Los objetivos

• Optimización de recursos

El Facility Management permite optimizar el uso de los recursos disponibles en una empresa. Un entorno de trabajo bien gestionado contribuye directamente al aumento de la productividad global. Ya sea en términos de instalaciones, personal o equipos, la eficiencia operativa es fundamental.

• Reducción de costos operativos

La rentabilidad es fundamental para cualquier empresa. Una de las principales ventajas del Facility Management es su capacidad para identificar y reducir los costos operativos innecesarios. Al analizar de cerca los procesos internos, este enfoque permite optimizar los gastos relacionados con instalaciones, energía y servicios relacionados.

• Mejora de la experiencia del empleado

Los espacios de trabajo ergonómicos y los servicios de calidad contribuyen a la satisfacción de los equipos, lo que favorece la retención de talento. Al crear un entorno de trabajo cómodo y funcional, el Facility Management mejora la experiencia de los empleados.

• Cumplimiento normativo y legal

Ninguna empresa quiere enfrentarse a riesgos legales. Esto implica pérdida de tiempo y dinero. Al monitorear de cerca los cambios en la legislación y las normas de la industria, el Facility Management asegura que las instalaciones y los procedimientos cumplan con todos los requisitos vigentes.

¿Cuál es la diferencia entre el property management y el Facility Management?

El Property Management a menudo se confunde con el Facility Management. Sin embargo, se centra principalmente en la gestión de bienes inmuebles desde el punto de vista financiero y operativo. Incluye la supervisión de alquileres, la gestión de contratos y se asegura de que los aspectos administrativos y financieros de la propiedad estén en orden.

Concretamente, si el Property Management es el arquitecto financiero de su cartera inmobiliaria, el Facility Management es el ingeniero que garantiza el buen funcionamiento y la sostenibilidad de sus espacios.

Los servicios del Facility Management

El Facility Management está presente en muchos servicios de una empresa. Los hemos enumerado para usted:

• Trabajos técnicos e ingeniería civil

En este caso, el Facility Management abarcará la gestión de edificios, así como la gestión de mantenimiento (instalaciones exteriores, multitécnicas, preventivas).

• Gestión energética y desarrollo sostenible

En este servicio, se asegura la gestión de instalaciones técnicas y fluidos, así como instalaciones eléctricas y la regulación de gastos energéticos (aire acondicionado, ventilación, calefacción o HVAC).

• Salud y seguridad

Aquí, la gestión de instalaciones permite asegurarse de que todos los empleados estén seguros. Para ello, se garantiza la seguridad de las infraestructuras:

• • Prevención de incendios (instalación de extintores, documentación), señalización (evacuación, etc.),
  • Sistemas de alarmas, intercomunicadores, videovigilancia.

• Calidad del entorno de trabajo

Un entorno de trabajo de calidad es necesario para garantizar un equipo de alto rendimiento. Esto se traduce en:

• • Mantenimiento de áreas verdes, mantenimiento de suelos y control de plagas,
  • Limpieza de espacios y áreas comunes,
  • Restauración,
  • Gestión de residuos.

• Relaciones externas de la empresa

La imagen externa de la empresa es muy importante para su reputación. Una mala imagen externa no incita a trabajar o comprar en esa empresa. Para ello, el Facility Management permite trabajar en:

• • Recepción y gestión de visitantes,
  • Centralita telefónica,
  • Gestión de correo,
  • Servicios de conserjería y seguridad.

Las soluciones que modernizan el Facility Management

Existen herramientas que pueden ayudar en la implementación y gestión del Facility Management. Aquí están:

• Gestión de intervenciones y rutas

Estas aplicaciones le ayudan a supervisar a sus equipos en el campo y a gestionar todas las intervenciones en tiempo real.

• Optimización de las actividades de gestión de servicios en el campo

Algunos sistemas se centran no en un área específica de la gestión de servicios en el campo, sino en la fluidez de las operaciones y la mejora del rendimiento de los equipos en el campo, independientemente de su especialidad.

• GMAO para el mantenimiento de sitios

La GMAO (gestión de mantenimiento asistida por ordenador) tiene como objetivo optimizar los servicios de mantenimiento mediante la integración de la gestión de equipos, el mantenimiento correctivo o preventivo, las solicitudes de intervención, etc.

Los desafíos del Facility Management

• Mejora de la experiencia del usuario

Promover el bienestar de los ocupantes y mejorar su productividad es un desafío importante del Facility Management. Al integrar soluciones ergonómicas y tecnológicas, este enfoque busca crear entornos de trabajo propicios para una experiencia del usuario óptima.

• Gestión sostenible y responsable

La integración de tecnologías y procesos respetuosos con el medio ambiente permite a las empresas cumplir con los crecientes requisitos de responsabilidad social y ambiental.

• Seguridad y cumplimiento

Garantizar la seguridad de las instalaciones y el cumplimiento de las normativas es un aspecto muy importante del Facility Management. Una gestión proactiva de los riesgos y una supervisión constante son esenciales para garantizar la seguridad de los ocupantes y cumplir con las regulaciones vigentes.

• Ahorro de costos

La optimización de los costos sin sacrificar la calidad de los servicios es un desafío constante. Las soluciones personalizadas buscan reducir los costos operativos mientras se mantienen altos niveles de rendimiento, contribuyendo así a una gestión financiera eficiente.