Aplicaciones empresariales: las 6 características esenciales para los técnicos

Las aplicaciones empresariales móviles están diseñadas para mejorar la productividad de sus equipos sobre el terreno, pero también deben ajustarse realmente a sus necesidades. Estos son los aspectos a los que debe prestar atención a la hora de elegir una aplicación para sus técnicos móviles.

Optimización del trabajo de los técnicos sobre el terreno gracias a las aplicaciones móviles

Al trabajar en las instalaciones de sus clientes, los técnicos deben realizar una serie de tareas que, si bien no forman parte estrictamente de su trabajo, son esenciales para el buen funcionamiento de las operaciones que determinan la rentabilidad de la empresa y la satisfacción de los clientes. En la actualidad, las aplicaciones empresariales móviles brindan a los trabajadores sobre el terreno valiosas herramientas de asistencia y productividad para organizar mejor su trabajo, optimizar su tiempo con los clientes y minimizar el tiempo que dedican a las tareas preparatorias y administrativas propias de sus intervenciones. Si quiere dotar a tus técnicos de una solución móvil que realmente cumpla con sus expectativas, esta es nuestra primera recomendación:

>> Evite la multiplicidad de aplicaciones

Utilizar distintas aplicaciones móviles específicas para responder a cada necesidad o tipo de tarea significa implica obligar a los técnicos a hacer malabarismos con herramientas que no necesariamente se comunican entre sí y que no tienen la misma lógica intrínseca. Es probable que esto suponga un engorro para los técnicos, les disuada de utilizar las aplicaciones o, peor aún, los anime a instalar en sus teléfonos inteligentes o tabletas de uso profesional aplicaciones gratuitas de su elección, que puede que ofrezcan las funcionalidades que buscan, pero no ofrecen garantías de disponibilidad a largo plazo, continuidad de la actividad ni protección de datos.

Optar por una aplicación empresarial integrada y completa es una decisión más sensata que utilizar múltiples aplicaciones monofuncionales de diferentes creadores, por dos motivos principales:

• sus técnicos solo tendrán que aprender a dominar una herramienta y, ante todo, tendrán en una única interfaz acceso a todo lo que necesitan para trabajar de manera efectiva sobre el terreno;
• evitará los problemas de sincronización de datos entre aplicaciones heterogéneas, así como los problemas de intercambio bidireccional de datos con los diferentes componentes de aplicación del sistema de información central de la empresa.

Antes abordar las características imprescindibles, el otro punto al que debe prestar atención es el nivel de personalización ofrecido por la solución móvil elegida. No todos sus técnicos llevan a cabo las mismas tareas exactamente, por lo que no todos tienen las mismas necesidades. Por ejemplo, al instalar ventanas, el topógrafo que toma las medidas antes de la fabricación no necesita las mismas herramientas e información que el técnico encargado de la instalación propiamente dicha. La capacidad de personalizar fácilmente para cada categoría de agentes implicados o incluso para cada técnico, la interfaz, la información importante que se debe resaltar y las funciones disponibles son factores particularmente importantes si desea una adopción rápida y un uso habitual por parte de los interesados.

Las 6 características clave de una buena aplicación empresarial

Sea cual sea su sector de actividad, los técnicos móviles deben encontrar en su aplicación empresarial dos categorías de características: por una parte, las relativas a la organización del trabajo, la visibilidad de la carga de trabajo y las intervenciones que deben efectuarse cada día; por otra parte, las que facilitan el desempeño de las tareas, tanto técnicas como administrativas.

>> Agenda dinámica

La agenda es simultáneamente el pilar fundamental y el eje de articulación de cualquier aplicación empresarial móvil. Para ser realmente útil sobre el terreno, esta agenda debe ser dinámica. Esto significa que debe ser capaz tener en cuenta y transmitir todos los cambios en tiempo real, así como las situaciones que pueden darse durante un día de trabajo. En este sentido, nos referimos particularmente a las cancelaciones de última hora, ya sea por causa del cliente o por un retraso del técnico durante su recorrido que le obliga a modificar las horas comunicadas a los clientes, y también a la postergación de determinadas intervenciones.

Gracias al enlace bidireccional permanente entre la aplicación móvil y el software central de citas/planificación:

• las agendas individuales se actualizan constantemente y se recalculan automáticamente para acomodar cancelaciones y posibles emergencias;
• el técnico puede desplazarse y reprogramar una cita directamente en su aplicación, sin tener que pasar por el equipo de planificación ni pedirle al cliente que solicite una nueva cita.

Con las soluciones de optimización y la aplicación empresarial móvil de Nomadia, un técnico que programa una cita mientras está con su cliente dispone de propuestas de franjas horarias previamente optimizadas en función de su disponibilidad y de la ubicación geográfica del cliente. Así, puede estar seguro de ofrecer al cliente una cita con total seguridad y que se ajustará a su carga de trabajo, sin poner en entredicho otras citas y sin desbaratar una ruta ya establecida.

>> Rutas optimizadas

El plan de ruta al que los técnicos tienen acceso en su aplicación móvil solo tiene sentido si está directamente vinculado a la agenda y se optimiza para minimizar el tiempo que se pasa en la carretera e incrementar número de intervenciones. Un nuevo cálculo automático de rutas en función de los cambios efectuados en la agenda garantiza jornadas laborales realistas para los técnicos, especialmente si la herramienta de optimización se configura para integrar la duración estimada de cada intervención en los cálculos de la ruta. La consideración conjunta de los tiempos de intervención y de desplazamiento también permite ofrecer a los clientes tiempos de llegada mucho más precisos y confiables, así como automatizar el envío de mensajes (por correo electrónico o SMS) para mantenerlos informados en caso de retraso en el horario programado.

>> Fichas detalladas de intervención

Para cada etapa de la ruta, el técnico debe disponer de información fidedigna sobre el lugar de intervención y sobre el tipo de intervención que debe llevar a cabo. En una aplicación móvil integrada, la ficha de intervención incluye la dirección exacta del cliente, los datos de contacto y, en su caso, la información de accesibilidad (código de acceso, piso, lugar de estacionamiento, horario de atención, etc.), lo que evita al técnico pérdidas de tiempo.

En función del nivel de integración que se desee aplicar, la ficha de intervención también puede incluir, además de la descripción de las tareas previstas, la lista de herramientas y repuestos necesarios. Así, antes de iniciar la ruta, el técnico puede cargar en su vehículo todo lo necesario para realizar cada intervención y evitar situaciones que le obliguen a regresar con las piezas o herramientas que le faltan.

Nada impide que se incluyan en la ficha de intervención observaciones sobre el contexto en el que tiene lugar la intervención. El técnico no abordará al cliente de la misma manera si es consciente de que su empresa ya ha intervenido dos veces en menos de un mes por el mismo problema. El acceso al historial de relaciones con el cliente proporcionado por el CRM le permitirá tener la actitud correcta hacia un cliente que pueda sentirse agraviado por estos problemas repetidos.

>> Base documental integrada

La aplicación móvil del técnico es el único punto de acceso a todos los recursos documentales que pueda necesitar al asistir al cliente en su domicilio o sus instalaciones: las características técnicas de los equipos instalados o por instalar, las referencias de las piezas de repuesto, el historial de mantenimiento, etc. Las bases de documentos no se limitan únicamente a documentos PDF; ahora, es posible integrar vídeos y tutoriales para facilitar las intervenciones sobre instalaciones que el técnico desconozca o sobre nuevos modelos de electrodomésticos.

>> Procedimientos empresariales y lista de tareas

El cumplimiento de los procedimientos de instalación, mantenimiento y reparación supone una medida protección para la empresa, para sus clientes y para sus técnicos. Al facilitar acceso a una descripción precisa de cada procedimiento, paso a paso, la aplicación móvil permite a la empresa asegurarse de que las tareas se realizan en orden, de acuerdo con las recomendaciones del fabricante y sin infringir las normas de seguridad. En las aplicaciones móviles de Nomadia, las tareas pendientes de ejecución se presentan en forma de una lista que el técnico va marcando a medida que avanza, con una cuenta atrás automática de las tareas pendientes que le permite saber en qué punto se encuentra, sin descuidar ninguna etapa.

>> Puede recurrir a realidad aumentada para asistir aún más a sus técnicos. Al escanear un código QR adherido al dispositivo pendiente de reparación, el reparador o técnico de mantenimiento puede visualizar en la pantalla de su teléfono inteligente por dónde debe comenzar y el orden que debe seguir. También dispone de acceso a una amplia variedad de contenidos (fotos, plano de montaje, vídeos, etc.) que le ayudan a llevar a cabo su tarea de principio a fin, sin comprometer su integridad física y sin arriesgarse a dañar el dispositivo o la instalación del cliente. Esta ayuda es especialmente valiosa y tranquilizadora para principiantes o recién incorporados, así como para las empresas que recurren a técnicos temporales o subcontratados y desean garantizar la calidad de sus intervenciones.

>> Informes personalizados y firma

Poder informar sobre cada intervención en unos segundos antes de pasar a la siguiente, sin tener que lidiar con papeleos, evita que los técnicos tengan que ocuparse de esa parte de sus labores al final del día o que la descuiden. Puede ahorrar un tiempo precioso a sus técnicos y contar con la seguridad de poder recuperar todos los datos necesarios para el seguimiento de los clientes con un modelo de informe que solo consta de las secciones correspondientes al tipo de intervención llevada a cabo por el técnico, con formato de casillas de verificación. El cliente puede firmar directamente en la pantalla del teléfono inteligente o la tableta este informe, que ya está previamente cumplimentado con su información específica, antes de que se envíe automáticamente en formato PDF tanto al propio cliente como a la empresa.

Estas características ya han dejado de ser meras «opciones» para sus técnicos sobre el terreno; ahora, son expectativas que su empresa debe satisfacer para atraer y fidelizar a los perfiles más capacitados. Al equiparlos con una aplicación móvil realmente adaptada a su trabajo, les brinda los medios necesarios para aumentar su eficiencia, mejorar su organización y reducir sus niveles d estrés, lo que contribuye a su satisfacción en el trabajo y, en última instancia, se traduce en una mayor satisfacción de los clientes.

>> Descubra todas las posibilidades que le ofrecen las aplicaciones móviles de Nomadia.